Czas wolny i efektywny menadżer. Kilka uwag o organizacji pracy

 Ania L.     18 listopada 2014 14:45

Praca we własnej firmie to praca 24 godziny na dobę - głosi popularne wśród przedsiębiorców (i nie tylko wśród nich) powiedzenie. Jest w tym sporo prawdy. Pracując "na swoim" w pewnym sensie pracuje się non-stop. W każdej chwili może bowiem zdarzyć się coś, co uda się następnie wykorzystać w pracy, np. zawarcie nowej znajomości w sytuacji stricte prywatnej, to przecież potencjalny klient, kontrahent lub kooperant, pozyskanie jakiejś informacji to przewaga nad konkurencją itp. Nie mówiąc już o tym, że czasami trzeba reagować na wydarzenia w firmie niezależnie od tego, czy jest się na urlopie w Afryce, piecze ciasto na imieniny dla córki czy chociażby bierze prysznic. Prywatny przedsiębiorca pracuje więc zawsze, może za wyjątkiem czasu przeznaczonego na sen, chociaż i to nie jest oczywiste. Wielokrotnie słyszałam historie o tym, jak właściciel firmy miał inspirujący sen i gdy tylko się obudził, zaraz go zapisywał i analizował, próbując odpowiedzieć sobie na pytanie, w jaki sposób wynikająca z niego koncepcja może mieć zastosowanie w jego firmie.

Praca, praca i jeszcze raz praca. Przekonanie o permanentnym uwiązaniu właściciela do firmy potęgują rozmaite przykłady chorobliwego pracoholizmu wśród biznesmenów. Tendencje do popadania w ów, dramatyczny jak każdy inny, nałóg mają również start-upowcy. Szczególnie ci dobrze zmotywowani, pasjonaci swoich projektów, niecierpliwie czekający na swoją szansę odniesienia sukcesu. Ile już na ten temat było filmów, artykułów, książek a nawet sztuk teatralnych. Ile anegdot, opowieści i plotek. Sama nie mam zamiaru zaprzeczać poglądowi o wielu przesadnie pracowitych przedsiębiorcach. Co do zasady jest on prawdziwy, chociaż często przesadzony. Także w przypadku młodych ludzi, dopiero rozpoczynających swoją przygodę z firmą i generalnie z życiem gospodarczym. Natomiast z doświadczenia mojego znajomego, od lat pracującego w firmie zajmującej się ewaluacją pracowników i badaniom rynku zatrudnienia, wynika również, że wiele pozornie pracowitych osób, to tak naprawdę efektowni pozoranci a liczni powierzchownie leniwi, to efektywni innowatorzy. Warto więc być ostrożnym z wszelkimi uogólnieniami, każdy przypadek rozpatrując w miarę możliwości indywidualnie. To już jednak temat na inny wpis.

Wracając do problemu czasu wolnego przy pracy dla samego siebie (dla swojej firmy czy przy swoim projekcie), zwracam uwagę, że najczęściej jego brak wynika ze złego zarządzania innymi oraz z niewłaściwej organizacji własnych zadań (można powiedzieć, ze złego zarządzania samym sobą). Pomijając kliniczne przypadki pracoholizmu, większość przepracowanych przedsiębiorców to po prostu źli menadżerowie. Nie potrafią odpowiednio zorganizować pracy innym ani samym sobie. Stąd się często biorą także pretensje zatrudnionych oraz frustracje zatrudniających. W ten oto sposób, tych kilka powyższych uwag o relacjach wolny czas - praca, doskonale wprowadza nas w temat, który chciałabym dzisiaj poruszyć, a który sprowadza się do haseł: skuteczne zarządzanie i skuteczny menadżer. Spróbuję tu naszkicować prosty portret takowego, życząc wszystkim pracownikom najemnym, aby mieli szczęście pracować tylko dla takich właśnie szefów.

Efektywny menadżer (po polsku "kierownik" - ale termin angielski przyjął się u nas już dość dawno a jego pisownia została spolszczona) to dla mnie racjonalny organizator pracy innych. Jego algorytm działania można opisać następująco: wyznaczyć szerokie cele w ramach dużego przedsięwzięcia, skonkretyzować te cele w ramach poszczególnych elementów składających się na to przedsięwzięcie, zaprojektować szczegółowe zadania, dzięki którym uda się zrealizować wspomniane cele, wybrać i zatrudnić odpowiednich ludzi do realizacji tych zadań, kontrolować ich pracę na bieżąco, reagując w razie potrzeby, rozliczyć i wynagrodzić ich lub ukarać, po zrealizowaniu przez nich zadań, w końcu dostosować wypracowane wyniki zadań do monitorowanych na bieżąco celów, a na końcu dopilnować, aby owe cele ciągle służyły pierwotnemu zamierzeniu (przedsięwzięciu). Oczywiście w zależności od branży, poziomu, struktury, hierarchii, kompetencji i danego projektu, przedstawiony algorytm może się zmieniać. Dla menadżerów niższego i średniego szczebla mniej będzie ważny odległy i często abstrakcyjny dla nich cel ogólny przedsięwzięcia, a bardziej to co tu i teraz, czyli wspomniane szczegółowe zadania wyznaczane innym oraz ich egzekwowanie. Z kolei dla menadżerów wyższego szczebla, mniej istotne okażą się poszczególne zadania jednostkowe zlecane wykonawcom, a ważniejsze staną się konkretne cele, z których realizacji będą rozliczać również menadżerów stojących niżej w hierarchii przedsiębiorstwa. Jak widać, w tym układzie menadżer średniego szczebla może być zarówno szefem (zleca zadania poszczególnym ludziom), jak i podwładnym (sam otrzymuje zadania od ważniejszych od siebie menadżerów, przy czym do jego zadań może należeć zlecanie zadań innym itp.).

Co powinno cechować skutecznego menadżera? Wiedza, doświadczenie, rozsądek i profesjonalizm. Przymioty te nie pozwolą mu na wyznaczeniu zbyt wielu zadań poszczególnym podwładnym, na stawianie nierealistycznych i niewykonalnych wymagań oraz na nierzetelne ich rozliczanie z (nie)osiągniętych efektów. Z drugiej strony, umożliwią mu trafne ocenianie i rekrutowanie ludzi do odpowiedniej dla nich pracy, ustalanie czasu wykonania poszczególnych zadań i kontrolowanie ich na bieżąco, rozwiązywanie sytuacji kryzysowych (np. szybkie zastąpienie z jakichś powodów niezdolnego do działania pracownika innym) oraz w szerszej perspektywie: planowanie przyszłości projektu. Dobry menadżer wymaga dużo od innych, ale najwięcej od samego siebie. Potrafi przyznać się do błędu, przeprosić, wycofać się i zmienić swoją błędną decyzję. Jest samokrytyczny, ciągle się uczy, rozwija i wsłuchuje w zdanie innych. Jednocześnie potrafi szybko podjąć decyzję w oparciu o dostępne informacje, charakteryzuje go asertywność oraz inteligencja społeczna i szerokie horyzonty umysłowe. Obraz ten nie jest wcale wyidealizowany. W swojej karierze zawodowej, miałam okazję spotkać naprawdę wielu takich menadżerów, fascynujących ludzi z krwi i kości, realnych, którzy okazywali się dodatkowo wyjątkowymi rozmówcami.

W mojej specyficznej branży mówi się, że efektywnego menadżera poznać można po tym, że ma dużo czasu wolnego. Osobiście jestem zdania, że w ciągu 6 - 8 godzin dnia pracy, można zrobić bardzo dużo i nie ma potrzeby zostawania długo po godzinach. Organizator pracy innych nie powinien mieć także problemu z uciekającymi mu terminami. Jeśli zaś ktoś narzuca mu projekt z niemożliwymi do urzeczywistnienia ramami czasowymi, to po prostu go nie akceptuje. Poznałam wielu menadżerów wysokiego, średniego i niskiego szczebla, którzy potrafili powiedzieć "nie" swoim przełożonym, rozumiejąc, że nie mogą się podjąć czegoś, co jest niewykonalne. Znaczna większość z nich poza pracą miała też czas wolny dla siebie i dla najbliższych (rodziny, przyjaciół).

Wiele osób często zakłada niesłusznie, że właściciel firmy, który miał genialny pomysł na biznes, to efektywny menadżer. Czasami tak, ale najczęściej sytuacja wygląda inaczej. Taka osoba potrzebuje pomocy z zewnątrz w zarządzaniu firmą. Na szczęście wielu takich przedsiębiorców rozumie swoje ograniczenia i decydują się na zatrudnienie profesjonalnych menadżerów, którzy dla nich kierują wielkimi nieraz projektami. Taka jest też często rola wspólników, np. spółkę zakłada pomysłowy innowator razem z obrotnym menadżerem,  odnosząc wspólnie wielki sukces, podczas gdy pojedynczo niewiele by zdziałali. Zdają sobie sprawę, że potrzebują siebie nawzajem (dlatego wspomniałam wcześniej, że dla menadżera inteligencja społeczna jest tak ważna).

A czy bycia efektywnym menadżerem można się nauczyć? Czy można się nauczyć organizowania pracy innym? W końcu kursów a nawet studiów, które w nazwie mają "zarządzanie" nie brakuje. A może to są zdolności wrodzone? Przyznaję się, że po prostu nie wiem. Nie mam wyrobionego zdania w tej kwestii. Zetknęłam się z wieloma różnymi przypadkami, które wskazywałyby, że raz jest tak a raz inaczej. Może kiedyś napiszę coś więcej na ten temat, ale najpierw będę musiała to głęboko przemyśleć . Póki co, zostawiam do rozważenia moim czytelnikom ten problem.

 Komentarze

 Mateusz Smirowski     26 listopada 2014 23:21

Najlepiej jest mieć firmę z kimś - wtedy mozna poprostu wspólnie wszystko omówić, ustalić, podzielić sie obowiązkami. Wychodzi i mniej męcząco i efektywniej: czesto "fuzja" dwóch zupełnie innych osobowości daje najlepsze efekty! Zorganizowanie wtedy jest automatycznie lepsze i każdy ma wiecej czasu.

 Bonifacy Grel     26 listopada 2014 23:16

Szczerze mówiąc, kiedy zakładałem firmę, miałem 0 czasu na inne rzeczy i cały czas byłem zabiegany, zagmatwany w sprawach firmy... Po pewnym czasie tak mnie ten stres zaczął użerać ze poszedłem na kurs organizacji czasu i to rzeczywiście pomogło :) także myśle ze studia menedżerskie tym bardziej sa potrzebne (swoja droga post o tym byłby bardzo ciekawy). Tego typu kursy sprawiają ze nabiera nie trochę dystansu i dosłownie uczy sie zarządzania samym sobą. Polecam :) No ale oczywiście każdy jest inny - niektórzy tego typu zdolności maja z pewnością wrodzone ;)

 Jagoda Rostowska     26 listopada 2014 23:08

Ciekawy wpis, ciekawa perspektywa... Sądzę ze dobra organizacja pracy/czasu wolnego to przede wszystkim zasługa doświadczenia. To sie po pewnym czasie samo wyrabia (jeżeli jest sie menedżerem).

 Artur Dylewski     25 listopada 2014 19:20

OK, mozna sobie zorganizować prace w jakis sposób ale jak ma sie swoją firmę to poprostu wiele rzeczy czesto dzieje sie na raz. Jest poprostu zbyt wiele czynników zewnętrznych które sprawiają ze nawet ci dobrze zorganizowani bedą zabiegani, przepracowani a przez to mniej efektywni... Myśle ze brak czasu wolnego to nie kwestia organizacji czasu, tylko efekt wielu rożnych sytuacji zewnętrznych na które menadzer nie moze mieć wpływu...

 Marietta Tulip     25 listopada 2014 19:08

Moim zdaniem organizacja pracy (i ogolnie czasu) to poprostu kwestia osobowości. Każdy moze opracować szczegółowy plan co kiedy zrobic ale juz nie każdy bedzie w stanie trzymać sie go tak, żeby nie pracować po godzinach i ogolnie sie przemęczać...

 Tomasz Jankowski     25 listopada 2014 18:26

Hm przypadki "roztargnionych" i kiepsko zorganizowanych właścicieli firm pokazują właśnie ze jednak moze studia zarządzania sa potrzebne... Jak ktos bez doświadczenia zakłada firmę (lub bez konkretnej wiedzy biznesowej) to od razu to widać właśnie miedzy innymi w organizacji pracy danej osoby.


 Dodaj Komentarz

Zaloguj się by móc dodawać komentarze